Matriz de Eisenhower: esquema de trabajo para priorizar tareas {framework}

# # 13/03/2024

Vamos a ver un esquema muy sencillo y efectivo para priorizar tareas o iniciativas.

Puede ser muy útil si trabajas solo, pero es exponencialmente más útil cuando trabajas en un equipo, dado que el conjunto de tareas e iniciativas se multiplica.

Así que vale tanto para tareas conjuntas (equipos, pequeñas empresas departamentos de empresas más grandes). Si no priorizas bien y no tienes una metodología de trabajo consolidada (y aun así), se vuelve todo un caos y llegar a los objetivo del presupuesto se vuelve complicado. En otras palabras, puede que estemos haciendo tareas que no haya que hacer en ese momento o no ayuden el objetivo de medio plazo.

En este primer framework para priorizar tareas vamos a ver la Matriz de Eisenhower (Eisenhower matrix).

matriz eisenhower

Es el más sencillo y el más eficaz de todos. A mi es el que más me gusta.

Como todas las matrices y cuadros conceptuales, divide el asunto en 2 dimensiones, en ese caso define la priorización en función de la importancia y la urgencia.

Podemos tener un trabajo, tarea o iniciativa que sea urgente pero que no sea importante y al revés, algo que sea importante pero no sea urgente. Los otros dos estados son los más fáciles de definir; algo urgente y que es importante y algo que no sea urgente ni importante.

4 estados de priorización:

1/ Urgente e importante: Hazlo. Esa tarea o iniciativa debe ser donde enfocas toda tu energía para sacarla primero.

No deberías tener ninguna duda en estas tareas, tienen unos plazos y unas consecuencias muy claros.

2/ Urgente pero menos importante: Delégalo. Encuentra a alguien que lo haga por ti. Puede ser de dentro e tu organización o un colaborador externo.

Son tareas con plazos poco claros pero que sabemos que son importantes para los objetivos de largo plazo o para que nuestro proyecto salga adelante.

3/ No urgente pero importante: Prográmalo. Decide cuándo hacerlo, una vez resuelto lo urgente e importante.

Son tareas que deben realizarse pero no requieren tu conjunto de habilidades, lo puede hacer otras persona. Esto es muy importante cuando son tareas de menor valor añadido.

4/ No es urgente ni importante: Elimínalo. Te puedes olvidar de ello, al menos a corto plazo. Ya habrá otro momento de hacerlo. Si de lo que hablamos es de iniciativas, entonces bórralo, si es una tarea que tienes que hacer, esta es la última de ellas, que esperen. Generalmente son tareas innesarias e iniciativas que nos despistan.

Para llevar esto a la práctica no te vuelvas loco. Si estás solo o sois un equipo pequeño se puede hacer en una hoja con un bolígrafo. Si sois un equipo más grande o tenéis muchas microtareas, desde una hoja de cálculo al típico Notion o Asana.

Ante todo simplicidad. Se trata de esto; hacer simple algo que se ha vuelto complejo.

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Cuando perdimos la propiedad de nuestros mundos digitales

# # 20/02/2024

No es la escalabilidad ni la automatización, ni siquiera sus efectos-red, lo que más me maravilla de internet son las posibilidades que tiene cualquier persona con un poco de curiosidad e imaginación de crear cosas desde cero.

La primera Internet era un lugar mágico porque estaba impulsada por las personas y su creatividad. Los creadores sabían que todo lo que hacían les pertenecía, una simple promesa que estableció los incentivos adecuados para que la tecnología floreciera. Pero ahora, Internet se está estancando y es más difícil que nunca que las nuevas creaciones se abran paso.

mundos digitales

Las primeras redes de Internet, como la web y el correo electrónico, proporcionaban una base estable sobre la que la gente podía crear negocios y establecer una conexión directa con su público. Esto ya no es así: las redes controladas por las mayores empresas tecnológicas llegan ahora a miles de millones de personas, pero los emprendedores y creadores han aprendido lo poco fiables que pueden llegar a ser. Estas empresas controlan las interfaces de programación de aplicaciones, se entrometen con algoritmos misteriosos y clasifican los contenidos según políticas opacas y caprichosas. Y lo que es peor, las grandes empresas tecnológicas se quedan con la mayor parte de los ingresos que circulan por sus redes. Esto ahoga la creatividad y empobrece nuestra vida online.1

Uno de los grandes problemas que tenemos son los nuevos gatekeepers (guardianes) de la red. Hasta hace una década se hablaba de la «neutralidad de la red» y de cómo se había quitado poder a los gatekeepers clásicos; los medios de comunicación (periódicos y televisión). Lo que ha ocurrido con el tiempo es que los gatekeepers han cambiado, pero su función no. Han pasado de manos, se han adaptado. Eso es todo.

Hablamos de las grandes tecnológicas («big tech»), que consolidaron su control sobre la red en la década de los 2010. Casi todos los lideres de las aplicaciones que utilizamos para consumir información en la red nacieron en los 2000 y se consolidaron en la década siguiente: Linkedin (2002), Facebook (2004), YouTube (2005), Twitter/X (2006), WhatsApp (2009), Uber (2009), Instagram (2010), Snap (2011) o ByteDance (2012) que es la matriz de TikTok.

Unos pocos guardianes determinan ahora quién o qué tendrá éxito en la red. Como dice Chris Dixon “restaurar una Internet vibrante significa romper este poder y devolver a los usuarios el control. La clave para lograrlo es crear nuevas redes que no puedan ser usurpadas fácilmente.”

El autor de “Read, Write, Own” continúa diciendo que “esta es la economía de los efectos de red: las empresas ofrecen ventajas y herramientas fáciles de usar para atraer a los usuarios y, una vez que se han fijado, pasan a extraer valor de ellos. Una red corporativa que no haga este cambio se verá superada por otra que sí lo haga. Es imposible cuantificar cuánta innovación y posibilidades de elección del consumidor se han perdido como consecuencia de ello.”

Para entender cómo hemos llegado a este punto, retrocedamos y veamos el asunto desde el punto de vista del usuario.

Ben Werdmuller, uno de los pioneros de la web y autor de Weird I/O, da un enfoque diferente, desde el punto de vista de nuestra relación con la tecnología, que diferencia en 4 etapas o fases.

# 1º etapa. La tecnología llegó para catalogarnos (la llama «el censo»).

Esta es la época de los primeros grandes ordenadores utilizados para fines militares (descifrar códigos etc), desde la aparición de las tarjetas perforadas en 1880 y por las grandes corporaciones como IBM.

# 2º etapa. La tecnología nos empoderó («el escritorio»).

La llegada de los ordenadores personales descentralizó la capacidad computacional y se puso en manos de todo el mundo que pudiera comprar un ordenador. No existía una red de comunicaciones global y permanente a la que conectarse, así que cada ordenador tenía su propia copia de software que se ejecutaba localmente en él. No había llamadas a casa, ni vigilancia de nuestros datos, ni modelos con publicidad.

Estamos en la segunda mitad de los años 80 y los primeros 90. Comenzaban los primeros sistemas de conexión (AOL, etc) aunque eran muy caros.

El gobierno y las grandes instituciones no tenían el monopolio de la potencia informática; teóricamente, cualquiera podía tenerla. Cualquiera podía escribir un programa y (si disponía de más dinero para comprar un módem) distribuirlo en los «bulletin boards» y servicios en línea. Tu hardware era tuyo; tu software era tuyo; una vez que habías pagado tu dinero, tu relación con el vendedor había terminado.

Pero durante un tiempo se mantuvo la naturaleza descentralizada y privada de la informática personal. No había forma de controlar constantemente a la gente porque los internautas pasaban 23 horas al día desconectados de la red.

# 3º etapa. La tecnología nos observa («la nube»).

La llegada de la banda ancha, los smartphones y el wifi lo cambió todo.

Con la banda ancha y el wifi, los ordenadores podían estar conectados a Internet 24 horas al día, 7 días a la semana. Con el smartphone, todo el mundo tenía un ordenador en el bolsillo, permanentemente conectado y que podía enviar constantemente datos a los servicios en línea, incluida tu ubicación y quién estaba en tu libreta de direcciones.

Las tres innovaciones son una proeza y todo cambió de una manera increíble, pero lo que perdimos fue la propiedad descentralizada de nuestros mundos digitales; perdimos una capacidad de ser privados.

Ya no comprábamos software, nos suscribíamos a un servicio, ya no instalábamos ese software, estaba en alguna granja de servidores, la mayoría de la información ya no era producida voluntariamente por nosotros, era información hecha por algoritmos sobre nuestros movimientos, acciones, relaciones.

# 4º etapa. La tecnología nos reemplazará («la granja»).

Según Werdmuller “en nuestra nueva relación, el software no sólo está preparado para vigilarnos e informarnos, sino también para hacer nuestro trabajo. GitHub Copilot aprende del software que escribimos para poder escribir software automáticamente. Midjourney construye impresionantes ilustraciones e imágenes casi fotorrealistas. Facebook aprende del texto y las fotos que subimos para poder crear su propio texto e imágenes realistas (a diferencia de muchos modelos, a partir de datos para los que realmente tiene licencia). Más que perfilarnos, nuestros modos de expresión humana están siendo explotados en beneficio de personas que esperan no tener que contratarnos por nuestras habilidades únicas.”2

Esto último no está tan claro, siempre que ha aparecido una nueva innovación, adoptada masivamente, parecía que iba a destruirnos. Sin embargo, siempre nos hemos adaptado a ella y han aparecido nuevas oportunidades y utilizaciones no previstas inicialmente que nos han permitido avanzar y acceder a niveles de desarrollo antes impensables.

De todas formas lo que está claro, es que perdimos nuestra libertad, nuestra autonomía y nuestra privacidad. ¿Cómo recuperar el camino perdido? Tampoco hace tanto tiempo de esto, hablamos de los últimos 15 años.

Dixon propone volver a crear redes descentralizadas. Él es el gran experto en redes basadas en blockchain, pero desviaríamos el tema si nos centramos en esta tecnología; son redes descentralizadas, independientemente de su tecnología base. Para que estas tengan éxito se necesitan según él, tres cosas:

  • Apertura («openness»): que estén disponible para cualquier en cualquier lugar.
  • Confianza («trust»): las reglas deben ser transparentes, justas y fiables, de modo que los creadores y usuarios sepan que la red no puede engañarles.
  • Todos los usuarios, y no sólo los guardianes centralizados, deben tener voz y voto en las redes a las que contribuyen.

En estos momentos comienza a tener cierta relevancia relevancia las redes basadas en el protocolo Actibity Pub, que está detrás de Mastodon (la alternativa a Twitter/X descentralizada) o Threads (impulsada por Meta). En cualquier caso, se trata de micro-redes dentro de otras redes que nos hacen volver a los orígenes; hablas de manera más directa con otras personas pero tu impacto es mucho menor e instantáneo.

Este es un punto crítico, nos hemos acostumbrado a tener herramientas fáciles de usar con un impacto inmediato; las redes descentralizadas y los orígenes son algo muy diferente; lugares para compartir lo que realmente te apasiona, sin esperar un gran impacto pero hablando con gente como tu sobre lo que desarrollas con un toque amateur. El mundo de los blogs también se puede considerar una red descentralizada, ¿quién escribe hoy en un blog en lugar de publicar directamente en Linkedin o en otros guardianes centralizados? Muy pocos, pero los primeros siguen siendo dueños de sus mundos digitales.

  1. https://a16zcrypto.com/posts/article/big-tech-blockchains-revive-internet ↩︎
  2. https://werd.io/2024/the-four-phases ↩︎

Profundiza -> Evolución de los modelos de negocio de código abierto.

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Estatuto profesional de los economistas (de España): nada ha cambiado

# # 06/02/2024

Hace poco mi padre me envió el Estatuto profesional de los economistas para revisar las actividades que están incluidas en el mismo.

La realidad es que nunca había leído con detenimiento dicho estatuto. Así que abrí el archivo.

estatuto profesional de los economistas en España

Quedé fascinado.

Es un BOE de 27 de abril de 1977. Quedé sorprendido por la claridad del texto y porque nada ha cambiado desde entonces; no hago nada que no aparezca ahí. Dicho en otras palabras; es un texto tremendamente adelantado y que ha envejecido muy bien. Y digo «adelantado» porque especifica muy bien las funciones profesionales, muchas de ellas desarrolladas a nivel internacional a partir de los años ochenta, como es el caso de la valoración de empresas como la conocemos hoy. Dice textualmente «sirva de guía para las nuevas generaciones que se interesen por estos estudios y sus posibilidades de aplicación» y de manera premonitoria dice «se hará precisa una futura especificación de las facultades profesionales que corresponden a los Diplomados en Estudios Empresariales».

A continuación copio los párrafos introductorios, merece la pena leerlos:

La actividad económica ha puesto de relieve la necesaria utilización de Economistas y Titulares Mercantiles en un buen número de funciones, a solicitud tanto de la Administración pública como de la Empresa.

España nunca permaneció indiferente a los estudios económicos y es fácil encontrar pruebas de ello a lo largo del tiempo. En mil novecientos cuarenta y cuatro creó las Facultades de Ciencias Políticas y Económicas, y, desde entonces, se viene prestando atención preferente al conocimiento económico, desarrollando los correspondientes estudios que han tenido notables modificaciones desde su creación por una serie de disposiciones legales, en algunas de las cuales se contienen reconocimientos profesionales, y que son, principalmente, la Ley de diecisiete de julio de mil novecientos cincuenta y tres, el Decreto de veintitrés de julio de mil novecientos cincuenta y tres, la Ley de doce de mayo de mil novecientos cincuenta y seis y la Ley de cuatro de agosto de mil novecientos setenta.

A su debido tiempo, el Estado reconoció la necesidad, de la presencia de los Economistas en la esfera pública, y la sociedad y la propia Administración han venido utilizando a éstos y a los Titulados Mercantiles, tanto en Cuerpos de la Administración como en la Empresa privada.

La experiencia acumulada sobre la actuación de los citados Titulados, la conveniencia de que la Administración y la sociedad española dispongan la orientación sobre las posibilidades que los mismos pueden aportar al mejor desarrollo económico nacional, la necesidad de concretar en lo posible cuáles son sus actividades profesionales, que tienen grandes horizontes en un desarrollo bien ordenado, contribuyen a destacar la importancia de reconocerla en una disposición legal que, al mismo tiempo que sirva a los fines expresados, sirva de guía para las nuevas generaciones que se interesen por estos estudios y sus posibilidades de aplicación profesional, y todo ello dirigido a que los servicios que demanda la sociedad sean cubiertos con las mayores garantías. Asimismo se hará precisa una futura especificación de las facultades profesionales que corresponden a los Diplomados en Estudios Empresariales.

Real Decreto 871/1977, de 26 de abril, por el que se aprueba el Estatuto Profesional de Economistas y de Profesores y Peritos Mercantiles.

En este momento se ponía, de manera explícita, en qué consiste el trabajo profesional de un economista. Hay muchas ramas y aquí lo dividen en secciones de manera muy clara; Economía, Económicas y Comerciales y Económicas y empresariales.

En el texto se explica que para poder autodenominarse «economista» hay que estar adscrito a un Colegio profesional. Es curioso que en la carrera universitaria jamás nos hablaron de esto; de los colegios profesionales y la actividad profesional colegiada. Hay una distancia enorme entre el mundo académico oficial y el mundo de los colegios profesionales (Colegios de economistas). El Consejo General de Colegios de Economistas de España coordina y representa a los colegios oficiales de economistas, ordena el ejercicio profesional y defiende los intereses de los economistas

Me llamó la atención lo especificadas que están todas las funciones, tanto que hoy en día no hacemos nada nuevo respecto a esto. Lo que ha cambiado en los últimos años son lo que se denomina «soft skills», capacidad de comunicación, comprensión del modelo de negocio de una empresa y metodologías concretas de trabajo en equipo o formatos efectivos para ir al grano. Pero los «hard skills» y las funciones son exactamente las mismas.

A continuación dejo link al Estatuto profesional de los economistas (versión moderna online).

Profundiza -> How do you measure the performance of your finance team?

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Why small teams win

# # 18/08/2023

Everyone seems to be obsessed with growing; growing, scaling, growing fast.

What happens when a company grows? Everything becomes more complex.

To reduce complexity you have to reduce size. More or less.

why small teams win
Metcalfe's law

There is a law called Metcalfe’s Law that says that the more people you add to a network, the harder it is to communicate effectively. Scientists say that we can only maintain close relationships with about five people and less intense ones with fifteen others.

This is why small teams are more decisive in getting things done than large teams; more efficient and more effective.

That is why meetings of 15 people are not effective. They are only effective if they are held every so often and if they last only a short time and involve only a very few people.

Forward-thinking organisations have realised this and moved away from traditional top-down structures. Instead, they’ve created networks of teams that work together autonomously with less middle management.

Although when there is no boss or central decision-maker, communication has to be fluid and constant.

How do you measure the performance of your finance team?

# # 29/03/2023

The financial KPIs of the business are one thing and the performance KPIs of your financial team are quite another. They are confused and in fact, if you do a search on the internet you will only get the former. If you go deeper and do a search in directories of economic research papers (such as SSRN or Repec) you will also get the former.

The truth is that it is difficult to establish KPIs because the quantification is usually first the volume, speed and profitability. However, in the financial area, these concepts can go in the opposite direction.

I tend to use «quality» indicators, which for me are indicators of «accuracy»; our work must be precise, error-free in both execution and communication. From invoices that are well done, well collected, correctly transferred to accounting… to budgets and forecasts that are as close to reality as possible.

When you meet with the human resources department, they want to go beyond that, they want other kinds of indicators. The good thing about working in financial management is that you have to interact with all departments because you have to respond to all of them, and that requires that you have to create ad hoc solutions to their demands. These solutions always improve the understanding of the business and the measures to be taken.

I have extended these quality indicators to two other categories: agility and productivity.

You have to be very careful because accuracy is sometimes at odds with productivity KPIs.

In short, KPIs for the performance of my finance team:

1/ Quality (e.g. the number of errors, maximum deviation in expenditure against budget).

2/ Agility (e.g. having the accounts closed in the first 8 days of the following month, accounts closed on Friday of each week)

3/ Productivity (e.g. no. of issues solved per week)