Personas 13/03/2024

Vamos a ver un esquema muy sencillo y efectivo para priorizar tareas o iniciativas.

Puede ser muy útil si trabajas solo, pero es exponencialmente más útil cuando trabajas en un equipo, dado que el conjunto de tareas e iniciativas se multiplica.

Así que vale tanto para tareas conjuntas (equipos, pequeñas empresas departamentos de empresas más grandes). Si no priorizas bien y no tienes una metodología de trabajo consolidada (y aun así), se vuelve todo un caos y llegar a los objetivo del presupuesto se vuelve complicado. En otras palabras, puede que estemos haciendo tareas que no haya que hacer en ese momento o no ayuden el objetivo de medio plazo.

En este primer framework para priorizar tareas vamos a ver la Matriz de Eisenhower (Eisenhower matrix).

matriz eisenhower

Es el más sencillo y el más eficaz de todos. A mi es el que más me gusta.

Como todas las matrices y cuadros conceptuales, divide el asunto en 2 dimensiones, en ese caso define la priorización en función de la importancia y la urgencia.

Podemos tener un trabajo, tarea o iniciativa que sea urgente pero que no sea importante y al revés, algo que sea importante pero no sea urgente. Los otros dos estados son los más fáciles de definir; algo urgente y que es importante y algo que no sea urgente ni importante.

4 estados de priorización:

1/ Urgente e importante: Hazlo. Esa tarea o iniciativa debe ser donde enfocas toda tu energía para sacarla primero.

No deberías tener ninguna duda en estas tareas, tienen unos plazos y unas consecuencias muy claros.

2/ Urgente pero menos importante: Delégalo. Encuentra a alguien que lo haga por ti. Puede ser de dentro e tu organización o un colaborador externo.

Son tareas con plazos poco claros pero que sabemos que son importantes para los objetivos de largo plazo o para que nuestro proyecto salga adelante.

3/ No urgente pero importante: Prográmalo. Decide cuándo hacerlo, una vez resuelto lo urgente e importante.

Son tareas que deben realizarse pero no requieren tu conjunto de habilidades, lo puede hacer otras persona. Esto es muy importante cuando son tareas de menor valor añadido.

4/ No es urgente ni importante: Elimínalo. Te puedes olvidar de ello, al menos a corto plazo. Ya habrá otro momento de hacerlo. Si de lo que hablamos es de iniciativas, entonces bórralo, si es una tarea que tienes que hacer, esta es la última de ellas, que esperen. Generalmente son tareas innesarias e iniciativas que nos despistan.

Para llevar esto a la práctica no te vuelvas loco. Si estás solo o sois un equipo pequeño se puede hacer en una hoja con un bolígrafo. Si sois un equipo más grande o tenéis muchas microtareas, desde una hoja de cálculo al típico Notion o Asana.

Ante todo simplicidad. Se trata de esto; hacer simple algo que se ha vuelto complejo.

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